عوامل موثر و کارآمد در فرایند یک مصاحبه گزینشی

عوامل موثر و کارآمد در فرایند یک مصاحبه گزینشی

مقدمه:

ازجمله ابزار تحقیق در حوزه علوم انسانی مصاحبه است در گزینش نیز به منظور تعین میزان برخورداری داوطلبان استخدام در سازمان های دولتی از شرایط و صلاحیت های اعتقادی،اخلاقی و سیاسی مطابق قوانین موضوعه ،از مصاحبه استفاده می شود. از آنجائیکه مصاحبه گزینشی همانند دیگر ابزار تحقیق از اعتبار قابل قبولی برخوردار می باشد،لازم است همه وجوه آن شنماخته شود تا بتوان میزان تأثیر گذاری هر یک از متغیر های مثبت و منفی را در آن ارزیابی نمود.

  اکنون این سوال مطرح می شود که متغیر های تأثیر گذار بر روند یک مصاحبه گزینشی کدامند و چگونه می توان اعتبار انها را در گزینش بالا برد؟در این مقاله پس از اشاره به تعدادی از عوامل و متغیر های تأثیر گذار در یک مصاحبه گزینشی ،برخی ز این عوامل به طور مختصر تشریح شده است.

         برخی عوامل موثر و کارآمد :صرف انجام وظایف نمی تواند عامل موفقیت کارکنان یا مدیریت یک موسسه و سازمان در نیل به اهداف از پیش تعین شده باشد.آنچه ضمن انجام وظایف از اهمیت بالایی برخوردار است ،نحوه انجام وظایف است.بارها با کسانی مواجه شده ایم که در انجام وظایف خود کوتاهی نداشته اند و مطابق با نظر مدیر سازمان مربوطه،عمل کرده اند،اما نتیجه کار ایشان مدیران را راضی نکرده،بعضا خود آنها نیز از نتیجه کارشان راضی نبوده اند. چرا؟

   شاید یک دلیلش این باشد که اگر چه کار گزاران یا کارکنان مطابق با آنچه به ایشان ارجاع شده است و بر اساس شرح وظایف قانونی،امور محوله را بدرستی انجام داده و در این خصوص کوتاهی نکرده اند ،اما بر فرایند کار آنها عواملی چند تأثیر گذار بوده که در شرح وظایفشان اشاره ای به ان ها نشده است و یا امکان لحاظ آن در شرح وظایف میسور نبوده است.ولی با قدری تأمل می توان از سه عامل شناخت(درک درست نسبت به هدف)،تعهد(صداقت و احساس مسئولیت)و استعداد(توانمندی های هوشی،فکریوذهنی)نام برد که برکیفیت تلاش و میزان کارایی یا به طور کلی بر رفتار و نحوه فعالیت آن ها در نیل به اهداف شغلی کمک شایانی می نماید.مصاحبه گزینشی هم به لحاظ هدفی که تعقیب می کند و هم به لحاظ اینکه مصاحبه گر با نوع انسان سروکار دارد،از پیچیدگی فراوانی برخوردار است.البته در این مقاله از موضوع مصاحبه در گزینش اهدافی دنبال می شود،به طوری که شاید بتوان وظایف مشخصی را برای مصاحبه گران تعیین نمود،اما آیا صرف عمل نمودن به آن وظایف می تواند ما را به اهدافمان برساند؟

بر اساس تجربه ای که نگارنده در این چند سال از شغل مصاحبه گری داشته است نقش عوامل زیر را در دستیابی به یک مصاحبه کارآمد،ضروری دانسته و درجه موفقیت یک مصاحبه گر را در میزان توجه و دقت در بکارگیری آنها می داند:

• آگاهی و دانش مصاحبه گر در زمینه های مختلف (اعتقادی، سیاسی، اجتماعی، اقتصادی،اخلاقی،فرهنگی و ...).
• تسلط در طرح مسائل مختلف و استفاده کمتر از جملات استفهامی
• توانایی در حفظ رئوس کلی اطلاعات بدست آمده در ذهن و استفاده بجا از آنها در مصاحبه.
• پرهیز از هر گونه تنگ نظری و داشتن وسعت نظر و ملاحظه امور مختلف از افقی برتر و رعایت تقوا.
• پرهیز از هر گونه مجادله با داوطلب در ارتباط با ضعف ها یا صداقت وی.
• درک شرایط و ویژگی های داوطلب به لحاظ سن،تجربه و تحصیلات؛ همچنین غافل نماندن از اتخاذ شیوه های منطقی در برخورد با شخصیت های برجسته و ممتاز.
• احترام به دیدگاه های داوطلب.
• عدم ابراز حساسیت نسبت به ضعف های داوطلب و حفظ جریان عادی مصاحبه.
• کمک به داوطلب در تحلیل مسائل مختلف و بیان دیدگاه ها.
• تاکید بر نکات مثبت داوطلب طی مصاحبه و برخورد محبت آمیز با او.
• گوش دادن به صحبت های داوطلب.
• ارائه پاسخ های روشن و دقیق به سوالات داوطلب.

تفضیل و تبیین دقیق هر یک از موارد مذکور،مجال بیشتری می طلبد که در این مقاله به شرح مختصری از چند مورد اکتفا می شود.

• آگاهی و اطلاعات کافی مصاحبه گر در زمینه های مختلف:

یکی از دلایل بسیار مهم و ضروری که موجب می شود مصاحبه به عنوان یک ابزار کارآمد در تعیین صلاحیت ها،مورد توجه صاحب نظران علوم انسانی قرار گیرد،روشی است که طی آن،با طرح مسائل مختلف، اندیشه و نگرش مصاحبه شونده مورد کنکاش قرار می گیرد و بدین طریق سیمای اندیشه و تفکرات و اعتقادات او بروز و ظهور می یابد.این روش زمانی کارآمد است که مصاحبه گر از سطح دانش و آگاهی مطلوبی برخوردار باشد.این آگاهی محدود به دانش و تجربه مصاحبه گر از یک رشته خاص علمی نیست؛بلکه صلاحیت داوطلب منوط به عوامل مختلفی است که درک هر کدام و تعیین میزان برخورداری داوطلب از آن،نیازمند شناخت مصاحبه گر از همه آن عوامل می باشد؛به عنوان مثال:چنانچه مصاحبه گر در محور اخلاق از مبانی علوم رفتاری،روانی و اخلاقی،آگاهی لازم را کسب نکرده باشد،نمی تواند به طرح سؤالات مختلف در این محور بپردازد و به همین میزان،عرصه بررسی وشناخت را بر خود تنگ نموده است و در نتیجه الزاماً از بررسی بیشتر و شناخت عمیق تر اجتناب نموده یا به طرح سؤالات مستقیم و غیر مجاز می پردازد که در هر دو حالت مصاحبه او ناموفق خواهد بود و در ارائه نظر و نتیجه گیری دچار ابهام،شک و تردید خواهد شد.لذا پایین بودن سطح دانش و آگاهی مصاحبه گر و عدم اطلاع از مسائل مبتلابه جامعه،عرصه جستجوی مصاحبه گر را تنگ تر کرده و بعضاً به سؤالات غیر اصولی و غیرشرعی کشیده خواهد شد و نیز از یک زاویه دیگر، مصاحبه شونده مورد احترام و اکرام واقع نمی شود و احساس می کند سؤالات مطرح شده در شأن و منزلت او نبوده و این به خودی خود فضای مصاحبه را مسموم کرده،موجب سوءظن مصاحبه شونده می گردد و در پاسخ به سؤالات از خود مقاومت نشان خواهد داد.آگاهی و دانش بالای مصاحبه گر باعث می شود که مصاحبه شونده در خلال بحث ضمن پی بردن به نقاط ضعف خود به طور غیر مستقیم مورد ارشاد قرار گیرد.

• تسلط در طرح مسائل مختلف و استفاده کمتر از جملات استفهامی:

قبل از شرح این موضوع،بیان سه نکته لازم است:

الف- از جمله ویژگی های ذاتی انسان،حرمت و عزت نفس اوست و گرامی داشتن آن نیز ریشه در فطرت و ذات آدمی دارد.لذا انسان در مقابل هر کسی که کرامت او را نادیده بگیرد،بی اختیار(هم به لحاظ فیزیولوژی و هم به لحاظ روانی)حالت دفاعی به خود می گیرد.

ب- هر انسان دارای شخصیتی مستقل است و در برخورد با هم نوع خود،به ارزیابی خویش در مقایسه با طرف مقابل می پردازد و در چارچوب این ارزیابی،تفکرات و رفتارش را تنظیم می نماید؛به عبارت دیگر،آنچه فضای یک گفتگو و مفاهمه را شکل می دهد مجموعه کنش و واکنش هایی است که بخشی از آن نشأت گرفته از همین ارزیابی ها است.

ج- هیچ یک از ما دوست نداریم در معرض پرسش دیگران قرار بگیریم،بخصوص اینکه آن سؤالات مربوط به خصوصیات و سلایق فردی و اعتقادی ما نیز باشد.

با توجه به موارد مذکور،بحث در این است که چگونه می توان با داوطلبی که ابهامات فراوانی از پیش در ذهن خود دارد،در یک مصاحبه رسمی برخورد نمود که فضای اطمینان،آرامش و مفاهمه مشترک بوجود آید.برای ایجاد این فضای صمیمی به عنوان نمونه می توان به جای طرح سؤال،موقعیت را به گونه ای فراهم آورد که مصاحبه شونده احساس نماید در جایگاهی قرار گرفته است که علاوه بر امکان طرح دیدگاه های خود،به اندیشه و نوع نگرش او به مسائل مختلف نیز احترام گذاشته می شود؛ در این صورت است که آن اطمینان روحی و تکریم شخصیتی در مصاحبه شونده قوام می یابد و در نتیجه هم گرایی موردنظر که تجلی بخش بیان صادقانه باورها و نگرش های فرد می باشد،به دست میآید.بنابراین می توان به جای ارائه سؤالات کوتاه،به ارزیابی تفکر و اندیشه داوطلب در یک گفتگوی صمیمانه پرداخت؛به گونه ای که داوطلب احساس نکند،آمده است به سؤالات پاسخ دهد بلکه احساس نماید که از او به عنوان یک فرد صاحب اندیشه،خلاق و متفکر خواسته اند به ارزیابی مسائل جامعه پرداخته و به ارائه اندیشه،علایق و سلایق خود بپردازد.در این صورت است که:

1. داوطلب صادقانه به بیان مسائل اخلاقی،اعتقادی،سیاسی و سلایق خود می پردازد و در نتیجه،ما نیز دچار مشکل نخواهیم شد.
2. مصاحبه از حالت پرسش و پاسخ شبیه بازجویی خارج می شود.
3. از شدت اظطراب و دلهره مصاحبه شونده در طول مصاحبه کاسته می شود.
4. مصاحبه شونده احساس کرامت نفس می کند و در صورت عدم توفیق در جریان مصاحبه،دچار بحران روحی نمی گردد و دیگران را در رد صلاحیت خود گناهکار نمیداند.

• توانایی حفظ رئوس کلی اطلاعات یا احتمالات موجود و استفاده بجا از آنها در طول مصاحبه:

از ویگی های یک مصاحبه آن است که مباحث مختلفی در آن طرح می گردد؛به خصوص اگر قصد یک مصاحبه جامع و کامل را داشته باشیم.در این صورت  مصاحبه گر ضمن آن که لازم است مسائل مختلف را به گونه ای طرح نماید که او را به هدفش نزدیک تر سازد،باید از هوش و ذکاوت خاصی نیز برخوردار باشد؛تا بتواند در موقعیت های مختلف،ارتباطی منطقی بین اطلاعات بدست آمده ایجاد نماید و ضمن اینکه ابهامات و تردیدهای موجود را قدم به قدم از بین می برد،باید در حد امکان اطلاعات جدیدی را جهت کشف دیگر ابعاد شخصیت داوطلب به دست آورد.در این میان،آنچه مهم است اینکه: مصاحبه گر باید در طول مصاحبه نکات ضروری و برجسته را در حافظه خویش نگاه داشته و در طرح آن عجله نکند و بدون هر گونه حساسیتی روند طبیعی  مصاحبه را حفظ نماید تا مجبور به طرح سؤالات مستقیم نشود یا مصاحبه به جدال کشیده نشود.در این صورت است که  مصاحبه به پرسش و پاسخ تبدیل نمی شود و مصاحبه شونده در بیان دیدگاه های خود به تجاهل و تغافل دست نمی زند.البته در ادامه،مصاحبه گر میتواند به ارزیابی آن نکات نیز بپردازد و بدین طریق علاوه بر استحکام بخشیدن به روند مصاحبه،قرائن و شواهد مطمئن تری از ویژگی های اخلاقی یا اعتقادی داوطلب کسب نماید.

طبیعتاً به دلیل آن که مصاحبه شونده در طول مصاحبه به فریب مصاحبه گر نمی پردازد، مصاحبه در حداقل زمان ممکن به پایان می رسد.

• داشتن وسعت نظر و نگاه به مسائل مختلف از افق برتر و دوری از هرگونه تعصب و تنگ نظری

همه ما موظیم بر اساس اعتقادات دینی و ارزش های اسلامی عمل کنیم و رفتار خوب و بد دیگران را نیز بر همین اساس ارزیابی کنیم.بنابراین احساسات فردی و تعصبات شخصی افراد،نباید معیار تشخیص حق و باطل ارائه نموده است.

مصاحبه گر باید در طرح مسائل مختلف از افقی برتر و عمیق تر به مسائل نگاه کند و خود را گرفتار تعصبات ناروا نساخته،در پیچ و خم های نه چندان ضروری گرفتار نسازد.اینجاست که علاوه بر علم و آگاهی،تقوای مصاحبه گر در انعکاس دیدگاه ها و دوری از تعصبات بی پایه و اساس از اهمیت ویژه ای برخوردار است.در این صورت مصاحبه گر،برخورداری یا عدم برخورداری مصاحبه شونده از صلاحیت های اعتقادی، اخلاقی و سیاسی را بر اساس اصول شرعی می سنجد و تعصبات شخصی را کمتر دخالت می دهد.همچنین مصاحبه گر در تدوین نتیجه مصاحبه و در بیان خصوصیات داوطلب نیز کمتر دچار شک و تردید خواهد شد و با اطمینان بیشتری به ارزیابی داوطلب می پردازد

نوشته:سیدتیمور میرشفیعی لنگری (منتشره در مجله تخصصی پیام گزینش شماره ۲۵ و۲۶ سال ۱۳۸۱ )